Konferenzmanagement im Baukastenprinzip.

Teilen Sie Ihre wissenschaftlichen Erkenntnisse mit der Welt

Die richtigen Bausteine für Ihre Konferenz.

Seit

2015

Angebot zur Unterstützung bei wissenschaftlichen Veranstaltungen

Über

9.000

Teilnehmende aus der ganzen Welt nach Braunschweig gebracht

Letztes Jahr

20

Konferenzen oder Workshops in der Umsetzung unterstützt

Was ist HI!Conference?

Unser Angebot

Wir begleiten Sie im gesamten Veranstaltungsprozess – von der Vorbereitung über die Konzeption bis zur Nachbereitung Ihrer Veranstaltung. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Planungsprozess, damit Sie die mit Ihrer Veranstaltung gesetzten Ziele erreichen und Ihren Teilnehmenden ein unvergessliches Erlebnis bieten.

Sie benötigen nur Unterstützung in einem bestimmten Bereich und organisieren den Rest selbst? Kein Problem – mit unserem Basispaket und dem Baukastenprinzip bieten wir Ihnen genau die Bausteine für Ihre Konferenz, die Ihnen fehlen.

in Zusammenarbeit mit der TU Braunschweig

Unser Auftrag ist die Unterstützung der Institute beim Konferenzmanagement.

Ihre Vorteile

Arbeitsentlastung des Instituts

Einsatz moderner Konferenztools

Großes Netzwerk

Flexibilität

Preiswertes Leistungsportfolio im Baukastenprinzip

Langjährige Veranstaltungserfahrung

Unsere Leistungen

Weitere Leistungen können nach dem Baukastenprinzip individuell ergänzt werden. Sie können unsere Leistungen einzeln oder kombiniert in Anspruch nehmen oder sich für ein Rundum-Sorglos-Paket entscheiden.

Vom Abstract- und Paper Management über die Hotelbuchung bis hin zur Gestaltung Ihres individuellen Rahmenprogramms – wir übernehmen alle Tätigkeiten rund um die Planung, Konzeption, Organisation und Durchführung Ihrer Konferenz.

Bei der Nachbereitung einer Veranstaltung evaluieren wir gemeinsam den Erfolg einer Veranstaltung, werten die Finanzen aus und sammeln die wertvollen Erfahrungen – positive wie negative.

Basispaket

  • Veranstaltungskonzept
  • Ziele
  • Finanzplanung, Kalkulation
  • Ablaufplanung, Zeit- und Terminplanung
  • Unterstützung in den Bereichen Catering und Location, sowie weiteres Handling von Dienstleistern

  • Verwalten und Buchen aller Ein- und Ausgangsrechnungen (inkl. Mahnwesen)
  • Regelmäßige Zahlungsübersichten
  • Buchhalterisches Handling von Teilnehmerrechnungen
  • Unterstützung in der Reisekostenabwicklung

  • Einrichtung Online Ticketing Registrierungsplattform (zu Selbstkosten) nach Ihren Vorgaben
  • Rechnungsstellung an die Teilnehmer
  • Regelmäßiges Reporting der Anmeldungen und Übergabe der Teilnehmerdaten
  • Verwaltung der Ticketeinnahmen

  • Verwalten und Bearbeiten
  • Buchungsänderungen, Stornierungen, Rechnungsänderungen

Bausteine für Ihre Konferenz

  • Dienstleistermanagement: Unterstützung im Raummanagement und Catering
  • Projektmanagement: Betreuung der Veranstaltung im Vorfeld durch einen internen Projektleiter der iTUBS als Ansprechpartner für Rückfragen während des Projektzeitraums
  • Zugriff auf Veranstaltungsbezogene Vorlagen, wie Sponsoringverträge, Rechnungsvorlagen u.v.m.

  • Gestaltung und Erstellung einer Website für die Veranstaltung
  • Marketingmaßnahmen und Werbemittel
  • Social Media (Betreuung des Social Media Auftrittes, Werbeanzeigen im Bereich Social Media, Kampagnenplanung)

  • Abstract- und Paper Management (Einrichtung und Betreuung)
  • Dienstleistermanagement: Unterstützung bei Übernachtung, Mobiliar, Technik, Fotografie, o.ä.
  • Rahmenveranstaltungen: Organisation Dinner, Exkursion, o.ä.
  • Sponsoren: Sponsorenpakete und Vertragsmanagement
  • Unterstützung der Akkreditierung: Namensschilder und Checkin
  • Unterstützung Ausstellungsorganisation
  • Event Supervisor vor Ort: Koordinierung des Veranstaltungsteams sowie aller Gewerke und Dienstleistungen, Allgemeines Trouble-Shooting

  • Endabrechnung: Controlling und Mahnwesen
  • Danksagungen
  • Evaluierung: Erfassung der Besucherzufriedenheit
  • Abschlussgespräch / Lessons Learned

Kontakt

Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, um mehr über HI!CONFERENCE erfahren. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören und Sie zu Ihrer nächsten Veranstaltung zu beraten.

Sina Leuschner
conference@itubs.de