Chancen und Herausforderungen des Marketings durch Tagungen und Symposien

Kontextbezogene Tagungen sind für kleine und mittelständische Unternehmen Marketingchance und organisatorische Bürde zugleich. Vor allem die internationale Sichtbarkeit zu ausgewählten, branchenspezifischen Themen und damit die Rolle als „Vorreiter“ der Branche sind i.d.R. ein wichtiges Instrument zur Marktdurchdringung.

Probleme in der Organisation solcher Tagungen ergeben sich dabei schon früh, beispielsweise in der durchgehenden Teilnehmerverwaltung (craddle to grave). So scheitert es häufig bereits an der automatisierten Anmeldung der Teilnehmer, die bei großen Besucherzahlen besonders relevant wird, und der sich dann anschließenden ebenfalls möglichst automatisierten Abrechnung. Bedient man sich hierzu auf dem Markt erhältlicher Software, schließt sich das Problem der Schnittstellen unterschiedlicher Softwarebausteine und Verantwortlichkeiten von Dienstleistern an. Bei mäßigem geplanten Personaleinsatz ist das regelmäßig ein nur schwer zu lösendes Problem.

Abhilfe schaffen hier Dienstleister mit integrativen Softwaretools, die nicht nur für die Qualität der Abwicklung einstehen, sondern auch die Problematiken der Schnittstellen für den Veranstalter eliminieren. Hinzu kommt, dass diese Dienstleister, so sie denn aus dem universitären Umfeld kommen, häufig auch Zugang zu einem breiten Spektrum an wissenschaftlichen Dozenten haben und somit der Tagung den Charakter eines wissenschaftlichen Symposiums verleihen können. Dies erhöht unter Umständen die internationale Sichtbarkeit der Tagung noch einmal signifikant. Einige der klassischen Technologistransfer-Einrichtungen, vor allem die privatwirtschaftlich organisierten, können dort schnell und kostengünstig weiterhelfen und bei Bedarf auch Dienstleistungen darüber hinaus vermitteln, bspw. Teilnehmerbetreuung vor Ort, Organisation ansprechender Rahmenprogramme, Bewirtung der Teilnehmer, Druck von Werbemitteln und s.g. Abstract-Books bis hin zur Raumbuchung und -verwaltung.

Die Innovationsgesellschaft der TU Braunschweig mbH berät zur Durchführung solcher Tagungen und Symposien gerne und gibt Hilfestellung zu den verschiedenen Fallstricken bei der Ausführung. Neben der Organisation solcher Veranstaltungen für externe Teilnehmer steht auch die Durchführung firmeninterner Schulungsevents im Fokus. Sprechen Sie uns gerne an!